ALV 2021
|
|
|
ALV 2020
"De Gong van Ponsen" gaat weer klinken - en ondanks Corona- óók in 2020
INHOUD
1. Vooraankondiging ALV seizoen 2019/2020
2. Agenda
3. Uitslag stembiljet (WIP)
4. Vergaderstukken
5. De techniek van de Zoom-meeting
6. Impressie van een unieke ALV
7. Het officiële verslag
1. Vooraankondiging ALV seizoen 2019/2020
2. Agenda
3. Uitslag stembiljet (WIP)
4. Vergaderstukken
5. De techniek van de Zoom-meeting
6. Impressie van een unieke ALV
7. Het officiële verslag
1. Vooraankondiging ALV seizoen 2019-2020
Beste Zestigplussers,
Gebruikelijk houden wij eind oktober na de OLW in Den Bosch onze ALV.
De huidige omstandigheden rondom Corona en de overheidsmaatregelen maken een OLW met een ALV niet mogelijk. Ook alleen een redelijk normale ALV behoort niet tot de mogelijkheden en daarom heeft het Bestuur besloten tot een schriftelijke ALV.
Meerdere verenigingen worden met dit probleem geconfronteerd. De Coronawet, die laatstelijk is verlengd tot 1/12/2020 biedt de mogelijkheid om de ALV ook schriftelijk te houden. Deze vorm van ALV heeft dezelfde juridische status als de normale “fysieke” ALV. Zie hiervoor ook de informatie van de KNHB ( Richtlijn ALV en Corona )
Indien je tegen deze wijze van vergaderen bezwaar hebt, vernemen wij dat graag van je onder vermelding van de redenen.
Er zijn een paar onderwerpen waar de leden hun goedkeuring aan moeten geven wil het Bestuur met een mandaat van de ALV het komende seizoen door kunnen gaan.
In deze ALV zal het bestuur alleen de meest noodzakelijke en verplichte zaken waarover besloten moet worden aan de orde brengen. De onderwerpen die wat langer kunnen wachten of meer voor een discussie geëigend zijn, worden tot nader order uitgesteld.
De voorlopige agenda voor de ALV is als bijlage bij deze mail gevoegd.
De formele agenda en de bij de besluitvorming horende stukken zullen op 22 oktober 2020 per mail naar je worden toegestuurd. Over de onderwerpen, jaarverslag vereniging, financieel jaarverslag, begroting, benoemingen bestuur zal in ieder geval je stem worden gevraagd.
Hoe gaat deze schriftelijke ALV verlopen.
Op 22 oktober 2020 krijg je per mail een uitnodiging om deel te nemen aan de schriftelijke ALV.
De agenda en de bij de besluitvorming horende stukken zullen bij deze mail zijn gevoegd. De overige bijbehorende stukken zullen in een speciale nieuwsbrief worden gepubliceerd.
Als er vragen zijn over deze agendastukken kun je, tot uiterlijk 29 oktober 2020, deze stellen aan het bestuur door een mail te sturen naar de secretaris (secretariaat@dezestigplussers.nl).
Als je vragen hebt die passen bij de Rondvraag kun je die ook, via een mail aan de secretaris, stellen.
Het bestuur zal deze vragen zo snel mogelijk beantwoorden en je vraag en het antwoord zo snel mogelijk publiceren, zodat ook de andere leden zien welke vragen zijn gesteld en hoe deze zijn beantwoord. Zo krijgen alle leden dezelfde informatie waarover ze kunnen stemmen.
Je krijgt op 1 november 2020 een mail met twee bijlagen:
Door deze in te vullen en op de button “VERZENDEN” te drukken zal je het stembiljet verzenden en wordt je stem automatisch verwerkt.
LET OP: Je hebt tot uiterlijk 4 november 2020 12.00 uur de tijd om je stem uit te brengen. Daarna wordt je stem niet meer in de uitslag opgenomen.
In deze mail zal ook aan je worden gevraagd of je op 5 november 2020 om 14.00 uur mee wilt doen aan een ALV middels Zoom. Hierin worden de uitslagen van de verschillende stemmingen bekend gemaakt, worden de laureaten geëerd en is er gelegenheid is voor de rondvraag. Waarschijnlijk is er een maximum aan het aantal deelnemers aan de Zoom meeting. Dit wordt nog nader onderzocht.
Zoals uit de bijgevoegde concept agenda blijkt, zal het Bestuur, bij de formele aankondiging op 22 oktober 2020, voorstellen om Joop van Eekeren te herbenoemen als bestuurslid, Kest Huijsman te benoemen tot bestuurslid in de functie van penningmeester en Marius van Huijstee te benoemen tot voorzitter, als opvolger van Joep Heesters.
Tegenkandidaten kunnen conform het Huishoudelijk Reglement gesteund door ten minste vijf leden schriftelijk worden ingediend bij het Bestuur. Deze tegenkandidatuur moet uiterlijk zondag 25 oktober 2020 (zeven dagen voor het begin van de schriftelijke stemming op 1 november 2020) bij het Bestuur zijn ingediend, zodat alle leden hierover in kennis kunnen worden gesteld.
Resumé belangrijke data
22/10 uitnodiging voor de ALV
22/10 agenda en agendastukken via de Nieuwsbrief/mail
22/10 – 29/10 gelegenheid tot vragen stellen per mail
01/11 – 4/11 12.00 uur gelegenheid tot stemmen via het stembiljet
01/11 – 4/11 12.00 uur gelegenheid tot opgeven voor deelname aan Zoom
05/11 – 14.00 uur bekendmaking van de uitslagen van de verschillende stemmingen,
bekendmaking laureaten en rondvraag.
Het Bestuur
Ede, 6 oktober 2020
Ger Willems
Secretaris NHC “De Zestigplussers”
Paasbergerweg 22
6711 DL Ede
06-53739335
secretariaat@dezestigplussers.nl
Beste Zestigplussers,
Gebruikelijk houden wij eind oktober na de OLW in Den Bosch onze ALV.
De huidige omstandigheden rondom Corona en de overheidsmaatregelen maken een OLW met een ALV niet mogelijk. Ook alleen een redelijk normale ALV behoort niet tot de mogelijkheden en daarom heeft het Bestuur besloten tot een schriftelijke ALV.
Meerdere verenigingen worden met dit probleem geconfronteerd. De Coronawet, die laatstelijk is verlengd tot 1/12/2020 biedt de mogelijkheid om de ALV ook schriftelijk te houden. Deze vorm van ALV heeft dezelfde juridische status als de normale “fysieke” ALV. Zie hiervoor ook de informatie van de KNHB ( Richtlijn ALV en Corona )
Indien je tegen deze wijze van vergaderen bezwaar hebt, vernemen wij dat graag van je onder vermelding van de redenen.
Er zijn een paar onderwerpen waar de leden hun goedkeuring aan moeten geven wil het Bestuur met een mandaat van de ALV het komende seizoen door kunnen gaan.
In deze ALV zal het bestuur alleen de meest noodzakelijke en verplichte zaken waarover besloten moet worden aan de orde brengen. De onderwerpen die wat langer kunnen wachten of meer voor een discussie geëigend zijn, worden tot nader order uitgesteld.
De voorlopige agenda voor de ALV is als bijlage bij deze mail gevoegd.
De formele agenda en de bij de besluitvorming horende stukken zullen op 22 oktober 2020 per mail naar je worden toegestuurd. Over de onderwerpen, jaarverslag vereniging, financieel jaarverslag, begroting, benoemingen bestuur zal in ieder geval je stem worden gevraagd.
Hoe gaat deze schriftelijke ALV verlopen.
Op 22 oktober 2020 krijg je per mail een uitnodiging om deel te nemen aan de schriftelijke ALV.
De agenda en de bij de besluitvorming horende stukken zullen bij deze mail zijn gevoegd. De overige bijbehorende stukken zullen in een speciale nieuwsbrief worden gepubliceerd.
Als er vragen zijn over deze agendastukken kun je, tot uiterlijk 29 oktober 2020, deze stellen aan het bestuur door een mail te sturen naar de secretaris (secretariaat@dezestigplussers.nl).
Als je vragen hebt die passen bij de Rondvraag kun je die ook, via een mail aan de secretaris, stellen.
Het bestuur zal deze vragen zo snel mogelijk beantwoorden en je vraag en het antwoord zo snel mogelijk publiceren, zodat ook de andere leden zien welke vragen zijn gesteld en hoe deze zijn beantwoord. Zo krijgen alle leden dezelfde informatie waarover ze kunnen stemmen.
Je krijgt op 1 november 2020 een mail met twee bijlagen:
- 1. Een document waarin verkort de agendapunten worden gepresenteerd.
- 2. Een stembiljet. Hierop staan de onderwerpen waar je je stem over kunt uitbrengen.
Door deze in te vullen en op de button “VERZENDEN” te drukken zal je het stembiljet verzenden en wordt je stem automatisch verwerkt.
LET OP: Je hebt tot uiterlijk 4 november 2020 12.00 uur de tijd om je stem uit te brengen. Daarna wordt je stem niet meer in de uitslag opgenomen.
In deze mail zal ook aan je worden gevraagd of je op 5 november 2020 om 14.00 uur mee wilt doen aan een ALV middels Zoom. Hierin worden de uitslagen van de verschillende stemmingen bekend gemaakt, worden de laureaten geëerd en is er gelegenheid is voor de rondvraag. Waarschijnlijk is er een maximum aan het aantal deelnemers aan de Zoom meeting. Dit wordt nog nader onderzocht.
Zoals uit de bijgevoegde concept agenda blijkt, zal het Bestuur, bij de formele aankondiging op 22 oktober 2020, voorstellen om Joop van Eekeren te herbenoemen als bestuurslid, Kest Huijsman te benoemen tot bestuurslid in de functie van penningmeester en Marius van Huijstee te benoemen tot voorzitter, als opvolger van Joep Heesters.
Tegenkandidaten kunnen conform het Huishoudelijk Reglement gesteund door ten minste vijf leden schriftelijk worden ingediend bij het Bestuur. Deze tegenkandidatuur moet uiterlijk zondag 25 oktober 2020 (zeven dagen voor het begin van de schriftelijke stemming op 1 november 2020) bij het Bestuur zijn ingediend, zodat alle leden hierover in kennis kunnen worden gesteld.
Resumé belangrijke data
22/10 uitnodiging voor de ALV
22/10 agenda en agendastukken via de Nieuwsbrief/mail
22/10 – 29/10 gelegenheid tot vragen stellen per mail
01/11 – 4/11 12.00 uur gelegenheid tot stemmen via het stembiljet
01/11 – 4/11 12.00 uur gelegenheid tot opgeven voor deelname aan Zoom
05/11 – 14.00 uur bekendmaking van de uitslagen van de verschillende stemmingen,
bekendmaking laureaten en rondvraag.
Het Bestuur
Ede, 6 oktober 2020
Ger Willems
Secretaris NHC “De Zestigplussers”
Paasbergerweg 22
6711 DL Ede
06-53739335
secretariaat@dezestigplussers.nl
2. Agenda schriftelijke ALV 2019-2020
3. Uitslag stembiljet (WIP)
4. Vergaderstukken
I.v.m. wet op de privacy worden deze stukken en de daaruit voortvloeiende vragen en antwoorden NIET op de website gepubliceerd.
5. De techniek van de Zoom-meeting
Voor een toelichting op de te gebruiken hulpmiddelen bij de ALV volgt via onderstaande link een handleiding over de techniek over hoe deel te nemen aan de Zoom-meeting.
Vergeet niet om je bijtijds (van 01/11 – 4/11 tot 12.00 uur) aan te melden bij het secretariaat.
docs.google.com/document/d/17arNHfXwqVhrG_Q0ZvfdOn4qdeSq8IyXwq2w4soV__U/edit?usp=sharing
Voor een toelichting op de te gebruiken hulpmiddelen bij de ALV volgt via onderstaande link een handleiding over de techniek over hoe deel te nemen aan de Zoom-meeting.
Vergeet niet om je bijtijds (van 01/11 – 4/11 tot 12.00 uur) aan te melden bij het secretariaat.
docs.google.com/document/d/17arNHfXwqVhrG_Q0ZvfdOn4qdeSq8IyXwq2w4soV__U/edit?usp=sharing
“DE GONG VAN PONSEN”
observatie van een unieke versie van de algemene ledenvergadering
observatie van een unieke versie van de algemene ledenvergadering
Voor de jongere leden:
“de Gong van Ponsen” is een verwijzing naar het koperen instrument dat oud- voorzitter Rob Ponsen rond 2008 meenam uit China en dat hij en -vervolgens- zijn opvolgers gebruikten en gebruiken om belangrijke bijeenkomsten binnen de vereniging te openen.
Naast het logo van de vereniging zijn in de gong ook de namen van de diverse voorzitters gegraveerd.
Traditiegetrouw volgt hier mijn ervaring met de gang van zaken van de algemene ledenvergadering.
· Geen overvolle mailboxen en geen doorgeslagen stoppen meer na de unieke vorm waarin de ALV seizoen 2019/20 door het bestuur noodgedwongen werd afgewikkeld.
· Schriftelijk via een mailwisseling voor de meerderheid van de zaken die tijdens een dergelijke vergadering aan de orde komen en digitaal voor een bescheiden aantal agendapunten.
· Veel vergaderstukken werden op 22 oktober ín de vorm van een PDF als bijlage bij de La Posta-mail van Huib Preij verzonden. Later volgde een verzamelde collectie in NB 2022.
· De gerezen vragen werden via mailwisseling met het bestuur beantwoord via een procedure, waarbij elk lid op de hoogte werd gebracht van de gestelde vraag en het antwoord van het bestuur. Het enige wat nu gemist werd was een echte discussie tijdens een “normale” vergadering.
· Hierna kregen de leden op 1 november een link naar een stembiljet (geldig tot 4 november 12.00 uur), waarin de mening van elk lid over een aantal zaken en personen werd gevraagd.
· De vergadering werd op 5 november vervolgd met een Zoom-meeting. De uitslag van de stemming werd tijdens deze vergadering, waarvoor 61 leden zich hadden ingeschreven, bekend gemaakt.
· Onder de technische supervisie van Huib Preij daarbij geassisteerd door Michiel Wijtenburg en Geerte Vink (vz. dames 55+ en technische back-up) verliep deze vergadering zeer soepel.
· 145 leden hebben gebruik gemaakt om het stemformulier in te vullen en er hoefde geen hertelling of rechtszaken plaats te vinden. Niemand vond het noodzakelijk om een volmacht af te geven.
· De verslagen van de diverse commissies werden kort toegelicht, de personele bezetting blijft voor het volgend seizoen dezelfde. Het bestuur denkt de Redactie-cie. samen te voegen met de PR-cie.
· De financiële stukken werden nogmaals kort toegelicht door de penningmeester Joop van Eekeren. Ondanks Corona verwacht het bestuur dat er volgend kalenderjaar voldoende OLW’s zullen worden gespeeld. Gezien verwachte kosten bij een eventuele opsplitsing van het aantal teams is er geen aanleiding om de contributie te wijzigen.
· Leden werden nogmaals opgeroepen om gebruik te maken van financiële tegemoetkoming bij het deelnemen aan toernooien (voor niet-selectieteams).
· Zoals uit het verslag van de Financiële cie. al bleek, werd het bestuur gedéchargeerd nu bij monde van voorzitter Steef Josephus Jitta. Hij treedt af en wordt opgevolgd door Paul Muntjewerf, terwijl Govert Brasser en Roeland Bartjes resp. als lid en plv. lid werden gekozen.
· Joep Heesters gaat na zes jaar weg als voorman van de vereniging en zijn afscheidsverhaal zal in de komende editie van de Almanak worden opgenomen. Zijn opvolger wordt Marius van Huijstee. Joop van Eekeren gaat naast Technische Hockey Zaken ook fungeren als vice voorzitter, terwijl zijn kas wordt overgenomen door Kest Huijsman. Sijtzes van der Meer zal zoals al een aantal jaren het geval is daar waar nodig als financieel adviseur optreden. Ger Willems blijft secretaris en weet zich gesteund door Jan Hendrik van Puffelen voor het bijhouden van de gegevens in de ledenlijst.
· Doordat KNHB het formele lid is van de WMH is het veteranenhockey middels 3 verenigingen (55+, 60+ en de masters) in een samenwerkingsverband “federatie” ondergebracht. De federatie is geen juridische entiteit. Maarten van Rijn acteert als woordvoerder richting KNHB en WMH. Verdere ontwikkeling kan worden verwacht omtrent de status van de vereniging bij de KNHB bijv. leden die meedoen aan wedstrijden in WMH verband dienen lid te zijn van de KNHB.
· De Jan ten Hoopen Trofee gaat dit jaar naar het begeleidingsteam van 60A met 3 WK-titels Frank Wever, Ton de Roo, Alette Schilstra en Harry Schutte.
· Michiel Wijtenburg en Hans Weusthof treden toe tot de groep Leden van Verdienste. Michiel vanwege het feit dat hij het proces rond de selectieteams vorm en inhoud gaf in zijn bestuursperiode en een balans wist te vinden tussen OLW en selecties. Hans voor zijn inspanningen om ouderen zo lang mogelijk te laten bewegen in samenwerking met KNHB en Ouderenfonds.
· De Laureaten cie. heeft twee vacatures door de aftredende Helenius Rogaar en Hans van de Kamp. Ben je een goede adviseur voor het bestuur meld je aan.
· Jan Willem van Waning dankte traditioneel bestuur en commissies voor hun werkzaamheden in het afgelopen verenigingsjaar en vooral om onder deze moeilijke omstandigheden een ALV voor te bereiden.
· Om 15.15 werd deze zoom-vergadering afgesloten met een Noordkoreaans applaus en kon er een biertje worden ingeschonken. Weliswaar dit keer op eigen rekening, waarmee Kest als splinternieuwe penningmeester gelijk een besparing op de post uitgaven realiseerde. Proost!
FM
“de Gong van Ponsen” is een verwijzing naar het koperen instrument dat oud- voorzitter Rob Ponsen rond 2008 meenam uit China en dat hij en -vervolgens- zijn opvolgers gebruikten en gebruiken om belangrijke bijeenkomsten binnen de vereniging te openen.
Naast het logo van de vereniging zijn in de gong ook de namen van de diverse voorzitters gegraveerd.
Traditiegetrouw volgt hier mijn ervaring met de gang van zaken van de algemene ledenvergadering.
· Geen overvolle mailboxen en geen doorgeslagen stoppen meer na de unieke vorm waarin de ALV seizoen 2019/20 door het bestuur noodgedwongen werd afgewikkeld.
· Schriftelijk via een mailwisseling voor de meerderheid van de zaken die tijdens een dergelijke vergadering aan de orde komen en digitaal voor een bescheiden aantal agendapunten.
· Veel vergaderstukken werden op 22 oktober ín de vorm van een PDF als bijlage bij de La Posta-mail van Huib Preij verzonden. Later volgde een verzamelde collectie in NB 2022.
· De gerezen vragen werden via mailwisseling met het bestuur beantwoord via een procedure, waarbij elk lid op de hoogte werd gebracht van de gestelde vraag en het antwoord van het bestuur. Het enige wat nu gemist werd was een echte discussie tijdens een “normale” vergadering.
· Hierna kregen de leden op 1 november een link naar een stembiljet (geldig tot 4 november 12.00 uur), waarin de mening van elk lid over een aantal zaken en personen werd gevraagd.
· De vergadering werd op 5 november vervolgd met een Zoom-meeting. De uitslag van de stemming werd tijdens deze vergadering, waarvoor 61 leden zich hadden ingeschreven, bekend gemaakt.
· Onder de technische supervisie van Huib Preij daarbij geassisteerd door Michiel Wijtenburg en Geerte Vink (vz. dames 55+ en technische back-up) verliep deze vergadering zeer soepel.
· 145 leden hebben gebruik gemaakt om het stemformulier in te vullen en er hoefde geen hertelling of rechtszaken plaats te vinden. Niemand vond het noodzakelijk om een volmacht af te geven.
· De verslagen van de diverse commissies werden kort toegelicht, de personele bezetting blijft voor het volgend seizoen dezelfde. Het bestuur denkt de Redactie-cie. samen te voegen met de PR-cie.
· De financiële stukken werden nogmaals kort toegelicht door de penningmeester Joop van Eekeren. Ondanks Corona verwacht het bestuur dat er volgend kalenderjaar voldoende OLW’s zullen worden gespeeld. Gezien verwachte kosten bij een eventuele opsplitsing van het aantal teams is er geen aanleiding om de contributie te wijzigen.
· Leden werden nogmaals opgeroepen om gebruik te maken van financiële tegemoetkoming bij het deelnemen aan toernooien (voor niet-selectieteams).
· Zoals uit het verslag van de Financiële cie. al bleek, werd het bestuur gedéchargeerd nu bij monde van voorzitter Steef Josephus Jitta. Hij treedt af en wordt opgevolgd door Paul Muntjewerf, terwijl Govert Brasser en Roeland Bartjes resp. als lid en plv. lid werden gekozen.
· Joep Heesters gaat na zes jaar weg als voorman van de vereniging en zijn afscheidsverhaal zal in de komende editie van de Almanak worden opgenomen. Zijn opvolger wordt Marius van Huijstee. Joop van Eekeren gaat naast Technische Hockey Zaken ook fungeren als vice voorzitter, terwijl zijn kas wordt overgenomen door Kest Huijsman. Sijtzes van der Meer zal zoals al een aantal jaren het geval is daar waar nodig als financieel adviseur optreden. Ger Willems blijft secretaris en weet zich gesteund door Jan Hendrik van Puffelen voor het bijhouden van de gegevens in de ledenlijst.
· Doordat KNHB het formele lid is van de WMH is het veteranenhockey middels 3 verenigingen (55+, 60+ en de masters) in een samenwerkingsverband “federatie” ondergebracht. De federatie is geen juridische entiteit. Maarten van Rijn acteert als woordvoerder richting KNHB en WMH. Verdere ontwikkeling kan worden verwacht omtrent de status van de vereniging bij de KNHB bijv. leden die meedoen aan wedstrijden in WMH verband dienen lid te zijn van de KNHB.
· De Jan ten Hoopen Trofee gaat dit jaar naar het begeleidingsteam van 60A met 3 WK-titels Frank Wever, Ton de Roo, Alette Schilstra en Harry Schutte.
· Michiel Wijtenburg en Hans Weusthof treden toe tot de groep Leden van Verdienste. Michiel vanwege het feit dat hij het proces rond de selectieteams vorm en inhoud gaf in zijn bestuursperiode en een balans wist te vinden tussen OLW en selecties. Hans voor zijn inspanningen om ouderen zo lang mogelijk te laten bewegen in samenwerking met KNHB en Ouderenfonds.
· De Laureaten cie. heeft twee vacatures door de aftredende Helenius Rogaar en Hans van de Kamp. Ben je een goede adviseur voor het bestuur meld je aan.
· Jan Willem van Waning dankte traditioneel bestuur en commissies voor hun werkzaamheden in het afgelopen verenigingsjaar en vooral om onder deze moeilijke omstandigheden een ALV voor te bereiden.
· Om 15.15 werd deze zoom-vergadering afgesloten met een Noordkoreaans applaus en kon er een biertje worden ingeschonken. Weliswaar dit keer op eigen rekening, waarmee Kest als splinternieuwe penningmeester gelijk een besparing op de post uitgaven realiseerde. Proost!
FM
7. Het officiële verslag van de vergadering.
